更有效的项目评审会议的三阶段计划

在我的前两篇专栏文章中，我写了构建质量劳动计划基础的六个行为(https://bit.ly/3oFiOXD)和采用构建计划过程的迭代方法的四个步骤(https://bit.ly/3J85L8S)。在这两个概念的基础上，本专栏将着重于围绕建设项目审查会议灌输一致和有效的行为的建议。

这里的目标是帮助您的项目经理为有效的项目评审做好准备，并帮助您的运营经理执行有效的项目评审。这个话题是2022年麦金特里运营的优先事项;我希望它对管道、供暖、制冷和管道社区的其他人有价值。

在McKinstry，我们每月的项目审查是为了实现两个功能:首先，它们是作为质量保证检查。其次，他们要创造机会来指导和支持我们的项目管理团队。

当规划和管理一个建筑项目时，有很多话题、变量和有趣的动态需要讨论和关注。因此，存在这样的风险，即每月的项目评审变成了大量的讨论，而很少有价值的指导和行动。为了解决这个问题，我们创建了一个三个阶段的脚本，我们要求我们的员工使用它作为指导。

当项目经理和运营经理准备妥当时，你的项目评审会议应该是值得花时间的。不幸的是，项目团队经常随意地完成工作。参加一个项目评审会议，听到一些含糊不清的问题是很常见的，比如“你的下属开心吗?”或者“你的孩子怎么样了?”

在我看来，这种做法是在浪费每个人的时间。一个彻底的、脚本良好的项目评审会议应该产生一个双向的过程，在这个过程中，团队之间的指导和学习都将结束。

这样做的原因很简单:这样运营经理和项目经理就知道在项目审查期间应该关注什么以及何时关注它。更重要的是，这样这些个人和他们的团队也知道如何准备。你应该考虑使用这种方法的几个关键原因是:

1.它提供了一个机会来揭示项目中的风险，这些风险可能不会在非正式的项目审查会议中浮出水面。

2.它可以帮助你更好地理解你的团队到底需要什么指导。除非你深入挖掘，否则你不知道他们哪里需要帮助。

3.因此，您应该在您的项目中享受更大的财务结果。万博手机版登录本官网

然而，根据我多年的经验，我发现这种情况不会自动发生。人们需要被教导如何进行更有效的项目审查。为了帮助您的团队取得成功，项目审查应该准备好，并使用三个阶段的方法来执行。

阶段1:计划工作

在麦肯锡，我们将第一阶段定义为少于合同总价值的5%。在这个阶段，项目团队应该进行评估，审查进度表，生成构建计划，制造计划，详细计划，了解风险和机会，并建立准确预测所需的项目控制。

对于初学者来说，您需要审查合同和估算，以了解合同的条款和条件，分解项目估算并根据真实的范围和进度验证估算。您还需要创建一个范围澄清矩阵，以了解在整个项目期间范围内的参考内容。

确保审查你的构建计划，以了解买断和物流计划。这些设置工作是作为一个团队，与工艺劳动领导合作完成的。

例如，当涉及到计划主题时，您将需要创建设计和详细的里程碑，并定义谁将管理计划和预算。你还需要腾出时间来回顾和反馈工作安排。使用进度分析工具，与贸易主管坐下来审查进度，制定有效的工作顺序策略，并根据合同条款提供反馈通知。

此外，一定要查看提交和加速日志，以了解交付时间和进度，然后及时向建筑信息建模详细团队提供信息。作为项目审查这一阶段的一部分，您还应该生成劳动计划、价值进度表和现金流。

劳动计划应与贸易主管一起制定，每周进行审查和更新。挣值生产力跟踪应该与阶段代码体系结构一起开发。为此，您需要了解如何在现场计算已完成的工作。最后，确保安排每周的短期计划会议，包括细节和现场工作。

阶段2:执行计划

我们将第二阶段的支出定义为合同总价值的6%到95%。在这个阶段，项目团队应该将重点从项目设置转移到管理范围、进度和预算。成本和生产力跟踪将开始告诉我们关于事情如何进行的有价值的信息。我们利用在月度财务预测工作中发现的反馈。

在这一阶段，你需要重点审查收入预测以及分包商、设备、材料和劳动力等方面的成本预测。

关于收入预测，您应该审查当前的合同金额，并参考任何已批准的变更订单的项目变更订单日志。你应该了解是什么构成了未入账的金额，以及有多少是有风险的。这个数量应该与项目变更订单日志联系起来。

在成本预测方面，你应该回顾上个月与上个月的工作进度报告相比的任何变化。在实际成本高于预计成本的情况下，了解发生这种情况的原因。

时间或材料是否被记入错误的相位代码?采购订单是否通过了?工作中是否发生了什么事情，你需要开始预测?在审查成本预测时，确保分包商，设备，材料和人工成本在成本发生的当月进行预测。

阶段3:强势收尾

最后，第三阶段将覆盖合同总价值的95%到100%。在这个阶段，项目团队应该审查剩余的承诺成本，并开始关闭分包合同和采购订单。此外，剩余的员工和现场劳动力预测应该是准确的，以完成项目。

阶段3的优先事项包括审查当前合同变更订单日志中未完成的合同变更订单。确认收入项目中未入账的合同金额是正确的，与日志中剩余的意外变更订单相等。此外，一定要了解任何未完成变更订单的时间和原因。

您还需要确定分包商的成本，确认所有分包商变更订单已经发出。您应该能够参考分包商的报告，以确认所有分包商已向您开具了完整的发票并已付款。并审查任何仍在进行的分包合同，以了解它们何时关闭或仍存在的问题。这一点必须准确地反映在你的预测中。

采用同样的方法，检查所有未完成的采购订单。在项目结束时应该没有剩余的承诺成本。如果有，项目经理应该联系供应商提交最终发票，或者一旦他们确认没有未支付的成本，他们应该将采购订单归零。并确保所有的租金都被标记为退还，以便任何剩余的租赁采购订单可以关闭。

在这个阶段，工作人员和现场劳动力预测应该准确地反映剩余的工作。更重要的是，您需要在项目审查中花时间讨论如何处理保修问题(以及是否应该为保修工作打开一个新的项目编号)。您还需要了解保修期，并确保发出的信函注明了保修期。

我只想说，在一个建设项目中有很多东西需要回顾，以确定你是否在正轨上。在过程周围添加结构应该会导致更有效的项目审查，这反过来将帮助项目管理团队从您的项目中消除浪费的时间和精力。万博手机版登录本官网它们应该作为对项目健康状况的月度检查。

一旦您可以编写脚本并执行合理的项目审查会议，您的团队就应该更早、更清晰地了解项目中的风险所在。万博手机版登录本官网这将允许您的运营经理帮助项目团队在项目生命周期的早期处理风险。总而言之，你的团队应该在他们的项目中享有更大的财务稳定性。万博手机版登录本官网