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如果你负责管道、供暖、制冷和管道项目的运营和财务成功,那么你很可能会遇到这样的情况:你只是不确定团队是否能处理好自己的项目。万博手机版登录本官网你可能有一种不对劲的预感,但你就是不能指出来。
这对项目主管来说是一个挑战,因为如果处理不当,风险可能很快就会失控。项目团队可能不知道什么时候举手寻求帮助。
当然,这种情况对每个参与其中的人来说都是有压力的。你从哪里开始?
有无数的策略和方法用于收集观点和识别项目风险。我之前写过我们使用的一种方法,专注于使用数据将直觉转化为洞察力(https://bit.ly/3zNleIn)。一些承包商可能会通过口口相传,在工地上走动或跟踪生产力来做到这一点。对于其他人来说,它可能是面向客户的签入或其他方法的结果。
在确定财务风险的任何时候,都应该安排一个我们称之为执行项目审查的过程。当然,完成项目评审是一回事;付诸行动往往有点困难。考虑到这一点,下面是我们如何使用执行项目审查来捕捉风险,并使用协作的、可操作的方法来解决它,最终使每个人都远离伤害。
从最基本的角度来看,执行项目审查是一本剧本,旨在帮助项目负责人及其团队克服潜在风险,从而制定恢复计划。在启动执行项目评审时,请考虑以下四个要素:
1.将使用什么过程来识别有潜在风险的项目?万博手机版登录本官网
2.如何选择项目进行评万博手机版登录本官网审?
3.准备和完成项目评审需要什么?
4.您如何确保恢复计划成功实施?
识别项目风险
如果我是一个管道和管道承包商,并且我感觉到团队似乎无法控制他们的项目-我的项目-我会想要了解我如何提供帮助。这应该是一个以内部为重点的过程。因为我的直觉告诉我,这个项目可能是一个高风险的尝试,我需要以一种有组织的方式访问工地,并与团队一起制定一个恢复计划。
确切地说,在一个可能有风险的项目中,每个承包商都要寻找不同的东西。例如,在麦金特里,我们查看每月主管和车间领导的报告。这些报告中有什么内容表明潜在的风险升高吗?
然后,这两个报告将被输入到我们所说的风险总结报告中。风险总结和月度业务报告由项目主管收集和审查,然后他们将选择潜在的项目进行审查(或确认之前执行审查的项目部分应进行后续工作)。万博手机版登录本官网
无论您如何进行风险检测,请确保您有一个适当的过程来识别需要执行审查的项目。万博手机版登录本官网
选择项目进行评审万博手机版登录本官网
不可避免地,有人会问:“你是如何或者为什么选择我的项目来审查的?”或者,“我有麻烦了吗?”这些都是自然的反应,这就是为什么列出选择项目的标准或原因很重要。万博手机版登录本官网
虽然您不应该觉得必须准确地说明选择项目的原因,但您应该分享一些类似于“我们已经确定了应用于这个项目的这X个标准。我们认为你可能需要一些帮助,我们将这样做。”
潜在的项目选择标准因承包商而异,但可能包括以下一些(通常是几个的组合):
项目已在月度业务报告中被强调为潜在的挑战;
项目已在月度风险总结报告中突出显示;
项目团队经历了关键人员或工艺角色的更替;
项目团队目前缺少关键支持职能(如项目协调员、项目工程师、高级项目工程师等);
项目未包含劳动计划;
项目是团队或地域独有的;
项目在预测中出现异常或无法解释的少报或负成本;
事业部没有由运营经理主持的定期或可靠的月度项目评审;
业务单位缺乏资源管理工具;
业务单位没有足够的业务运营支持或运营经理;
业务单位无法为项目配备具有适当主题专业知识的人员;
业务单位缺少收入、毛利或部门管理费用目标,因此,项目绩效也可能处于风险之中。
为执行项目评审做准备
既然您已经为项目风险建立了标准,并确定了需要审查的项目,那么执行项目审查是什么样的呢?万博手机版登录本官网首先,它需要在现场进行,而不是通过Microsoft Teams、Zoom或电话。关键是要给团队和你自己几周的时间来准备会议。
让项目团队提前为评审编写一个准备包,这样你就可以充分地组织和简要地领导评审。您不需要访问站点来发现任何这些细节,但是您必须在现场进行执行项目检查之前检查它们并对它们进行状态检查。
准备包不应该是项目团队的沉重负担。开会前需要消化的所有文件都应该已经准备好了。应作为准备包的一部分共享的文件示例包括:
最新项目预测/估计完成;
使用关键过程工具进行项目生命周期报告;
风险和机会日志记录任何可能影响项目的运行问题;
建设计划(https://bit.ly/3J85L8S);
项目进度(https://bit.ly/3Qiurj1)、合同和规范;
基线劳动计划(https://bit.ly/3oFiOXD);
范围澄清矩阵;
包含角色和职责矩阵的团队组织结构图。
值得注意的是,中型市场或专业项目的准备包可能看起来有点不同,因为您可能没有在较小的项目中使用其中的一些工具。万博手机版登录本官网
一旦你到达了执行项目评审会议,你就不想花时间讨论准备包中的所有内容。相反,要集中讨论已知的风险、挑战和机遇。一定要安排一些社交时间,无论是早餐、午餐、欢乐时光等等(记住,你的团队可能会对参加活动感到紧张!)
最重要的是,回顾不应该只是你对团队的谈话——这是一个与他们进行真正一对一交流的机会。例如,花点时间在工作现场走走,对从事这项工作的个人和团队表现出一些好奇心。
亲自拜访团队,而不是把他们叫到你的办公室,这表明你关心他们。这次审查会议为一些诚实的、基于脆弱性的信任提供了一个机会,这种信任应该有助于制定一个可操作的、准确的和真实的恢复计划。
确保成功
风险恢复计划
您所做的准备工作以及与团队进行的讨论应该提出一些确定下一步的问题:我们的风险缓解计划是什么?我们的交货计划是什么?我们认为我们能达到的最终结果是什么?为了把执行审查会议变成真正可操作的会议,你需要建立适当的后续行动。
着手建立一个循环检查流程,以确保恢复计划每30天、60天、90天向前推进。无论你选择什么节奏,确保有双向的责任去做一些不同的事情来释放恢复计划的真正价值。跟进恢复计划和团队执行恢复计划同样重要。
例如,恢复计划可能会确定您需要向项目中添加人员,因为风险的根本原因是您的团队无法完成所有工作。如果不坚持下去,增加人手,恢复计划注定会失败。
在任何给定的月份中,您可能只有时间做两到三次这样的审查,这取决于场景和您的时间承诺。然而,恢复计划的后续行动必须是一个优先事项。重要的是永远不要忽视这样一个事实,即项目以某种方式结束了风险。离开审查会议,期望看到变化而不建立后续过程,这是重复失败的秘诀。
虽然这句话并不是阿尔伯特·爱因斯坦说的,但疯狂的定义是一遍又一遍地做同样的事情,却期望得到不同的结果。